Tata cara mendaftar tamu hotel

           

MENGURAIKAN TATA CARA MENDAFTAR TAMU

      Tamu yang baru datang menuju counter Kantor depan untuk melakukan registrasi akan disambut oleh seorang Receptionist. Seorang Receptionist akan berada dibalik counternya, dia akan menyambut dengan hangat setiap tamu yang datang dengan memberikan salam, ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan dengan senyum yang ramah.

Dibeberapa hotel sebagian besar Reception tidak hanya menangani Check in saja, tetapi juga menangani tamu Check out juga, dalam menerima kedatangan tamu di hotel berbeda-beda pada setiap hotel, tetapi pada dasarnya tiap hotel memiliki aktivitas dasar penerima tamu, tetapi sebelum mempelajari aktifivitas dasar penerima alangkah lebih baik mengetahui dahulu tugas utama dari petugas penerima tamu (Receptionist). Tugas dan tanggungjawab dari penerima tamu (Receptionist) adalah :

      Menyambut kedatangan tamu

      Memproses pendaftaran tamu

      Menjual kamar dan fasilitas yang tersedia di hotel

      Mengatur dan memelihara Catatan tamu

      Menyediakan layanan informasi kepada seksi lain departemen lain di hotel

      Mengkoordinir layanan keberangkatan tamu

Dibawah ini akan diuraikan tata cara mempersiapkan kedatangan tamu tiba ;

1.                  Membaca Log Book

Buku harian (Log Book) adalah buku catatan yang berisikan hal-hal dan masalah-masalah yang memerlukan tindak lanjut dari petugas penerima tamu pada kelompok kerja (shift) berikutnya.

Informasi yang biasa dicatat didalam log book biasanya seperti ;

• Pindah kamar
• Tamu tanpa barang bawaan
• Persiapan yang belum selesai dan memerlukan tindak lanjut dari kedatangan VIP, rombongan dan sebagainya.

2.                  Akurasi Rak status Kamar

            Rak kamar merupakan salah satu kelengkapan penerimaan tamu yang penting yang dalam bahasa Inggris disebut Room Status Board, rak yang digunakan petugas untuk mengetahui status kamar. Rak ini terbuat dari metal atau kayu, dimana bagian yang berupa kotak kecil tempat menyimpan slip kamar disusun disebut dengan Cascet. Rak kamar ditempatkan di bagian bawah meja pendaftaran sehingga mudah diamati oleh petugas yang menggunakannya.

Informasi yang terdapat pada Rak kamar adalah :

• Lokasi kamar : Lokasi kamar akan dikenal dari nomor-nomor kamar, seperti 103 menghadap ke kebun atau 102 meghadap ke pantai.
• Nomor kamar : Setiap kamar diberi nomor dan tercantum pada rak kamar.
• Harga kamar : Pada bagian Cascet terdapat informasi harga kamar sesuai dengan yang tercantum pada tarif.
• Status kamar : Status kamar dengan mudah ditandai pada rak kamar sehingga melalui rak kamar dapat diketahu status yang terakhir seperti kosong atau dihuni.

Dibawah ini contoh dari Slip Rak Kamar :

	101 Surendra R,MR. (1) Rp. 550.000,-     10/10        Jl. Timah no. 23                                  05/10        Bekasi – Barat        INDONESIA        P/A By Cash  Rp.1000.000,-                                                                        SAM

 

Pada hotel-hotel yang sudah mengunakan sistem komputer, maka penggunaan rak status kamar secara manual tidak popular lagi, namun pada prinsipnya tetapi merupakan alat pemberi informasi tentang status-status kamar setiap harinya.

ROOM RACK

3.      Menghitung Kamar

Tujuan penghitungan kamar adalah untuk mengetahui ada atau tidaknya kamar yang tersedia yang bisa dijual pada hari itu, khususnya untuk tamu-tamu tiba tanpa pemesanan kamar (Walk in Guest). Menghitung kamar kamar itu penting apalagi pada saat tingkat hunian tinggi untuk mencapai hasil penjualan yang maksimal.

Saat-saat yang sebaiknya dilakukan penghitungan kamar adalah :

• Jam 08.00        : agar pengawas /atasan dapat diberitahukan tentang hasil

                                perhitungan pada saat pertemuan pagi.

• Jam 11.00        : Memberi gamabaran lebih jelas akan adanya perpanjangan

                                tinggal di hotel.

• Jam 15.00        : Memberitahukan situasi kamar kepada penerima tamu untuk shift

                                 berikutnya.

• Jam 17.00        : Berpedoman pada laporan Tata Graha.

Rumus Penghitungan kamar sebagai berikut :

Kamar Kosong                  : 40

Kamar yang berangkat      : 14 +

Jumlah                               : 54

Kamar yang akan tiba       : 50  -

Jumlah Kamar                   : 4  

Sehingga masih tersedia 4 kamar yang dapat dijual kepada tamu yang tiba (Walk in).

4.      Memblok Kamar (Blocking Rooms)

      Memblok kamar (Blocking Rooms) adalah kegiatan menetapkan kamar untuk tamu yang memesan kamar sebelum kedatangannya. Memblok kamar dapat dilakukan sebelum kedatangan tamu sampai pada saat beberapa saat sebelum kedatangan tamu. Tujuanya adalah agar tamu yang telah memesan kamar pasti mendapat kamar sesuai pesanannya, disamping hal-hal yang lainnya yang harus disiapkan.

Bagi hotel-hotel yang masih manual kegiatan memblok kamar terdiri dari :

1. Menyelipkan Blocking Card pada rak kamar sesuai dengan nomor kamar yang ditentukan.
2. Mencantumkan nomor kamar pada yang diblok, seperti di Reservation slip/buku harian atau Expexted arrival list.
3. Blocking Card dibuat dari kertas manila, dengan ukuran sama dengan rak kamar.

Contoh Blocking card

	401 Dewayanti O,MRS (1)        05/10        Golden Kris Tour                       Bali               (Blocked Room)                    SAM

 

5.      Laporan Status Kamar (Room Status Report )

      Laporan status kamar dibuat sebelum kedatangan tamu tiba untuk memberikaan informasi secara detil tentang status kamar tamu. Informasi yang terdapat pada Laporan status kamar antara lain : Occupied, Vacant, Out of order, House use.

Laporan itu harus diinformasikan kepada departemen lain, salah satunya adalah Tata Graha, dan jika ada perbedaan status kamar maka akan dibuatkan Room discrepancy report.

6.      Expected Arrival List

      Expected Arrival list adalah daftar yang menyajikan informasi tentang tamu-tamu yang diharapkan tiba pada hari tertentu. Dari memeriksa daftar ini petugas penerima tamu akan mempersiapkan :

1. Kamar-kamar untuk tamu-tamu yang memiliki reservasi dan diharapkan tiba pada hari itu.
2. Nomor-nomor kamar yang dapat  dijual untuk tamu-tamu tanpa reservasi (Walk in Guest).

Contoh Expected Arrival List

The Hotel Pradana

EXPECTED ARRIVALS LIST

Date 21^st August

 

Guest Name          Requirements   Rate   Departure Date    Room Assign     Remarks

 

Sudarsono, Mr/s          1 DB          85           25/08               DB/302              Personal a/c

Chun, K.K Mr             1 TB           75           23/08               TB/402              Company a/c

Frank, Bryan Mr/s       1 DB           85          25/08               DB/512              Personal a/c

7.      Catatan Riwayat Kunjungan Tamu (Guest History Record)

      Dibeberapa hotel catatan riwayat kunjungan tamu yang berisikan informasi tentang tamu-tamu yang pernah menginapkan di hotel. Jika catatan riwayat kunjungan tamu tiba ada maka data yang terdapat pada Expected arrival List harus dicocokkan atau diperiksa kembali. Catatan riwayat kunjungan tamu diperoleh dari Kartu Pendaftaran. Manfaat dari daftar ini adalah untuk meningkatkan pelayanan di hotel dan untuk mempersiapkan pra pendaftaran khususnya bagi tamu VIP atau Frequent stay. Jika tamu tersebut adalah tamu langganan maka dapat diberikan pelayanan yang  lebih baik seperti memberikan Guest Amenities.

 

8.      Tamu-tamu yang akan tiba dengan permintaan khusus (Expected Arrival

      With Special Request).

      Tamu-tamu yang akan tiba dengan permintaan khusus juga menjadi perhatian saat petugas penerima tamu melakukan persiapan kedatangan tamu. Beberapa tamu mungkin yang meminta pelayanan tambahan pada saat melakukan reservasi, hal ini harus dipersiapkan dan diinformasikan pada departemen yang terkait, misalnya ;

      Tamu yang membawa bayi, biasanya disiapkan baby coat, hal ini  harus diinformasikan kepada departemen Housekeeping.

      Tamu yang sudah tua , biasanya disiapkan Water Scoop atau gayung.

9.      Daftar Tamu Penting (list of Impirtant Guest)

      Banyak hotel yang memberikan perhatian khusus terhadap tamu-tamu penting, tujuan dari dikelompoknya tamu penting di hotel adalah;

      Menyambut tamu penting dengan hangat

      Memberikan penghargaan kepada mereka

      Memperhatikan keberadaan mereka

 Yang termasuk dalam kelompok tamu penting di hotel dikategorikan dari kedudukan, jabatan, pentingnya posisi mereka terhadap hotel serta manfaat balik bagi hotel untuk kerjasama yang positif di waktu mendatang, pengelompokan tersebut adalah

      VIPs (Very Important Persons) contohnya adalah : Frequent-stay guests, celebrities guest expenses rooms , guest with security risks, executives from hotels head office, VIP tergolong menjadi

-          VVVIP ; Presiden, wakil dan perdana menteri

-          VVIP    ; Menteri, deputi, owner, ketua lembaga tinggi negara

-          VIP       ; Dirjen, advisor

-          IP          ; Direktur, GM, Sister hotel dll.

      CIPs (Commercially Important Persons) contohnya adalah : executive of large corporate account holders, important journalist and media staff, Travel agents and Tour company staff, dan tamu-tamu yang memberikan peluang bisnis bagi hotel.

      SPATTs (Special Attention Guests), adalah tamu-tamu yang memerlukan extra perhatian seperti tamu dengan tongkat (Guest with handicapped), orang cacat, orang tua, orang sakit, tamu yang tinggal lama, wanita yang melakukan perjalanan sendiri, wanita hamil dan tamu yang membawa bayi.

Bentuk format untuk pelayanan terhadap tamu penting diabawah ini ;

10.  Persiapan Lain untuk kedatangan tamu (Other Preparation For Guest

      Arrivals)

Persiapan lain yang perlu dilakukan untuk kelancaran tugas menerima tamu tiba adalah :

      Persiapan dokumen registrasi (khususnya pra-register dan disaat kedatangan tamu akan ramai)

      Persiapan kunci-kunci kamar dan informasi

      Memeriksa surat-surat untuk tamu yang belum tiba

      Menyiapkan alat-alat tulis dan kelengkapan lain yang selalu diperlukan dalam proses penanganan penerimaan tamu.